“我应该怎么做？”

当您在开具意料之外或无法置信的发票时，可能会问自己这个问题。事实上，无论您拥有多么完善的采购流程，总有一些支出超出您的系统范围。当这些发票开始进入系统时，由您决定如何处理它们。 

例如，公用事业提供商出具的发票。或者来自营销、餐饮和活动的发票。或者人们必须越过采购系统的范围进行的采购活动所产生的发票。或者来自未列入您批准名单的供应商的发票。您如何知道这些东西的真正用途？ 您怎么知道该怎么做？  

如果您无法轻松回答这些问题，您是否应该重新考虑您的发票解决方案吗？ 这里有一份包含答案的支出提示表，但让我们先再问几个问题。 

您是否在支出发生之前批准支出请求，以便您可以监管政策外的支出项目？  

如果这看起来很简单，那是因为它就是很简单。当您可以选择（或新的解决方案让您可以选择）在资金流出之前控制支出时，该选项的答案始终都会是肯定的。预支授权可以让您能够主动控制成本、保持合规性，并更轻松地管理现金流，同时还可促使您的员工使用经过批准的供应商。 

您是否必须打开电子邮件才能获得发票？  

这不是一件坏事，毕竟这是发票的交付方式，但如果您的团队仍在手动键入所有信息，就会有人犯错，而您就会落后于预期。难道您不想拥有能够自动扫描各类格式（纸质或 PDF 格式）发票的解决方案，无论是来自经批准的供应商还是从未听说过的人处获得的发票都是如此，并且所有信息都可融入您的工作流程吗？ 同样，答案是肯定的。 

您是否因为提前自动支付发票而获得供应商折扣？ 
还是更像这样的情况：您等到最后一分钟，因为 a) 您还没有看到发票，b) 现金紧张，或 c) 来自系统外部，所以您甚至不知道它是什么。您的解决方案应以符合您政策和供应商条款的方式自动支付发票。这样您就可以充分利用相应的折扣，并节省更多资金。 

您的员工是否可以轻松地随时随地查看发票？  

如今，人们可以在任何地方工作。如果他们无法马上看到发票，那这就是问题。您需要一款带有简单移动应用程序的解决方案，让您的用户能够随时随地即时查看、接受和拒绝发票。这样，无论您的发票来自哪里或审核人在哪里，您都可以获得所有与发票相关的信息 。

这些问题非常简单，虽然答案可能不太简单，但解决方案实际上是十分简单的。您只需要知道要找的是什么。同样，这全部在七大基本支出提示表中列出。从本质上讲，所有这些都相当于：确保遵守支出政策的一个更简单的方法，以便您提前知晓所有可能的意外情况，并确保您在正确的时间支付正确的金额。 

如果您无法实现所有这些内容，则需要新的发票解决方案。在七大基本支出提示表中了解您应该寻找哪些内容。