电子发票框架的应用正蓄势待发

作者：Mark Wilfred， SAP Concur 解决方案顾问

财务领导者可能已经注意到过去几年出现的一种发票趋势——发票到达其企业的方式发生了明显变化。在 Covid-19 之前，他们可能是由快递带来的。现在，随着远程和混合工作变得司空见惯，大多数发票都是通过员工和财务团队的电子邮件帐户发送的。

虽然电子发票支持当今的数字化工作流程，但它们也带来了新的风险。针对财务员工的社会工程攻击和其他形式的欺诈行为在大流行期间激增。

与许多文件一样，发票的电子档比纸质发票更容易复制。由于员工在办公室以外的地方工作，财务人员与同事核实发票的真实性也具有挑战性，且耗时。

很多时候，可疑的发票没有被发现，或者在付款被怀疑时已经得到了支付。

企业为员工提供了在混合工作环境中工作的灵活性，然而社会工程攻击可能会在 Covid-19 之后继续存在。财务领导者应立即采取措施降低欺诈风险，并保护其公司免受此类不必要的财务损失。

自动验证

处理电子发票的一种有效方法是在付款之前让受信任的第三方确认其真实性。 一个连接全球商业实体生态系统的安全电子发票网络可以派上用场。当发票通过网络在系统之间传输时，专门的网络机构会验证其真实性，这就可以迅速为相关公司和政府提供电子支付的便利——在本地和跨境。

泛欧公共采购在线(PEPPOL) 框架就是这种系统的一个例子。

PEPPOL开放标准使标准化的机器可读文件通过其网络进行交换。公司（供应商）将其电子发票发送给经批准的接入点 (AP) 提供商，该提供商通过服务元数据发布器 (SMP) 检查并核实公司 PEPPOL 地址的接收情况。然后，AP提供商将文件发送给相关的接收AP提供商，然后交给接收方（买方）进行处理。

电子发票网络以多种方式使企业受益。除了减少流氓支付之外，组织还可以削减成本、加快支付处理速度、提高效率，并获得更多的金融服务和透明度。从长远来看，像 PEPPOL 这样的全自动系统可以减少企业对手动流程的依赖，从而使它们能够迅速扩展。

PEPPOL 目前已被该地区的新加坡、澳大利亚和新西兰以及全球另外 31 个国家采用。

政府鼓励私营部门采用

新加坡、澳大利亚和新西兰一直在采取措施让当地的公司使用该系统。

2018 年，新加坡信息通信媒体发展局(IMDA) 成为欧洲以外的第一个国家 PEPPOL 机构，也是亚洲第一个采用该标准的国家机构。

澳大利亚更进一步。与其他供应商相比，政府承诺在五天内向使用 PEPPOL 的供应商支付高达 100 万澳元的款项。新西兰同样承诺 10 天付款期限，最高 100 万新西兰元的发票。

SAP Concur希望已经在使用 PEPPOL 的地区政府可以利用他们的影响力来鼓励与它进行交易的其他国家采用该系统。例如，马来西亚和菲律宾已经表示有兴趣加入该网络。

如果美国、中国和日本等商品和服务的大型买家进一步加入网络，将会有更多公司加入，系统的安全性和效率优势可以扩展到更多方。这意味着PEPPOL 目前在全球范围内处理的大约1.3亿笔交易可以得到相当大的提升。

实施 PEPPOL

渴望在过渡到 PEPPOL 之前抢占先机的财务领导者可以考虑转向半自动化模式 - 或应付账款 (AP) 自动化 - 让内部和外部利益相关者有时间了解他们的愿景并获得对基础技术的信任。

这将使他们能够随着时间的推移顺利过渡到完全自动化。同样重要的是要注意，将所有供应商发票驱动到 PEPPOL 网络并不容易，因此最终状态可能需要结合使用这两种解决方案。

希望亚洲政府能够通过实施援助计划并鼓励他们采用 AP 自动化工具（如 OCR 处理、交易自动检查以及自动发票审批和对账）来帮助这里的企业朝着正确的方向前进。

想要提高应付账款效率的企业应该仔细研究 PEPPOL。只有当组织的发票管理流程完全自动化时，他们才能真正享受支出可见性和可控性、效率和合规性。