利用正确的AP自动化系统保持灵活、高效和及时的状态

如今的市场环境瞬息万变，业务也可能随时发生变化。因此寻找保持灵活、高效和具有成本效益的方法，同时保持客户所期望的高质量和高服务水平变得至关重要。有将近一半的企业希望通过数字化改造他们的财务流程来精简业务。然而，有许多企业仍在试图延用已经过时了很久的手工发票管理。这样的决定可能导致费用和发票政策定义不清，无法跟踪支出趋势和行为，而且每周还可能要平均花费13个小时来处理供应商的发票的结果。

利用自动化应付账款（AP）技术的时机已经到来。

由于供应链的不可预测性，每个人都必须准备好接纳新的供应商和付款类型。这可能意味着采购人员能获得更高的交易量，也需要更加灵活地远程工作。除了帮助他们在一天中完成更多的工作外，自动化还可以为他们减少繁琐的、容易出错的数据输入。这不仅有助于避免影响现金流的延迟、滞纳金、重复支付和文件丢失，而且还能提高合规性，使应付账款人员能够继续专注于战略性、增值性的工作。

在全面简化流程的基础上，合适的自动化AP系统需要提供先进的报告和分析以监测整个企业的支出。该系统还应该包括快速定位错误和标记潜在的欺诈、浪费和滥用的能力，以及识别支出趋势和机会来制定更有影响力的支出管理策略的能力。

因此，我们需要花一些时间来研究一下真正的自动化AP是什么样子的。

首先，发票应该立即自动扫描并输入系统--不需要从电子邮件和纸张中手动输入数据到电子表格。从工作流程通知到批准，再到订单匹配，从订单到所收到的货物或服务，这些全都应该实现自动化，从而帮助确保每个接触点的准确性和效率。但你也需要灵活地定制和调整路由规则、政策和流程以满足当下的需求。另一个必须具备的条件是全面的、最新的报告，它能提供清晰的支出监督和准确的现金流情况。你的系统还应该与后端ERP或财务解决方案集成，以便通过相同的数据为预测和预算提供信息。基于云的软件在易于集成、可伸缩性和较低的总体拥有成本方面是一个很好的选择。而且所有数据和流程都应该可以通过移动设备轻松访问，这样员工就可以在办公室、家里或在路上保持生产力。

事实上，那些抓住机会实现自动化应付账款的公司可以发现，错放发票的数量减少了22% ，每周节省了12个小时的处理发票时间，估计每年能够节省44,000美元的成本。

这些案例能够让你清楚地知道现在就是最好的利用AP自动化的时机，那么下一个问题就是：应该如何做？

首先，你需要组织合适的人一起参加会议，例如首席财务官、采购团队、IT和采购领导，以及其他任何会受新系统影响的人。了解他们的流程，找出哪些是有效的，哪些是无效的，找出差距，并利用他们的洞察力和想法，将现在的运作流程与之后的目标联系起来，从而达到提高绩效的目的，并在未来提供更大价值。下一步则是明确业务和技术要求。这一步包括寻找一个既能与已有的系统很好地配合，又能让你灵活扩展和成长的解决方案。最后，对待可能面临的挑战，你需要更现实一点，这样就可以迎难而上，并尽量减少沿途的干扰。自动化的AP最终将使每个人的生活更轻松，希望你达到这个目标的过程也尽可能简单，甚至可以聘请一个第三方顾问来帮助你和你的员工管理未来的变化。