如何确定高风险的商业交易并减少不合规的支出

员工是最宝贵的资产，然而，在费用类别和支付方式越来越多的情况下管理他们的支出，往往会出现错误和不合规。这些都是严重且耗时的问题，导致不信任、滥用和对企业组织时间的浪费。但是，如果有清晰的费用政策和相关的费用分类，您就可以减少大部分的模糊性和不合规性，节省时间和金钱，同时降低企业的风险。

 

无论是内部准则还是外部监管要求，企业制定和实施政策的方式都决定了其遇上欺诈和不合规的风险。通过明确的费用政策来进行检查和平衡，可以使员工更容易遵守规则，也使您更容易减少、发现和防止意外错误或欺诈活动造成的损失。虽然健全的政策只是实现该目标的一部分，但通过技术的有效性和执行的持续性，能够帮助您弥补那些可能会出现问题的漏洞。

 

采用交互式费用策略生成器，您可以制定一项策略来防止不合规行为的发生。请继续阅读我们的优秀实践，以优化企业支出的合规性。

 

确定高风险费用类型和商业交易

确认企业中最高风险的费用类型是减少不合规行为的第一步。高风险费用类型指那些具有较高出现可能性的、不寻常的费用，人们可能出于以下原因之一对这些费用进行不恰当地使用：

1.  它们可能被用于根本不应该提交的费用中(这也是不合规费用的藏身之处)。

2.  人们可能对提交费用的正确方式或政策允许报销的范围感到困惑。

 

以下是在SAP Concur 客户数据中发现的14种高风险费用类型。之所以被归类为高风险，是因为它们拥有最大的关于欺诈或不合规支出的空间。我们建议审查您的主要费用类型，然后使用以下列表来对审计过程中的不合规或欺诈性支出进行考量。

14种高风险的支出类型

1.  会费和订阅费

2.  培训和研讨会

3.  广告

4.  市场研究

5.  商品

6.  应收账款

7.  手机/移动电话、Skype、VOIP

8.  护照/接种疫苗/签证费用

9.  互联网/Wifi

10. 主/客礼物

11. 银行费用

12. 营业执照和注册费

13. 会议场地租金——营销

14. 杂项/其他

 

管理隐性支出和增长的费用类型

虽然这些高风险的费用类型很重要，但同样重要的是监测被标记为“杂项/其他”的类型，以及礼品卡和增长中的费用类型的数量。

TCG咨询公司高级负责人兼顾问Jim Coufal在与SAP Concur高级价值顾问Jason Grunin的座谈会中提及，“了解杂项/其他类型的实际预订情况”非常重要，而且“它将帮助您确定是否需要增加更多的费用类型。”

 

 “我们的建议是对它进行简化，因为分类越多，员工就越难准确识别这些费用。”Colfa说道，“您要平衡它及企业的约束、合规性要求来管理支出，并根据政策来维持合规性。”

 

还有别的建议吗? Coufal建议密切关注礼品卡，尤其是假日到来。例如，他看到“亚马逊的费用里计入了办公用品、邮费、用于餐饮的星巴克卡和用于办公设备的百思买卡。”

 

Grunin 分享了自己的经验，他认为礼品卡可能存在风险，且风险隐藏在不同的支出类型中。尤其是一位客户“对他们的旅行和费用项目进行了一些报告，并在其中寻找‘礼物’或‘卡片’(关键词)。他们在12种不同的费用类型中发现了超过15万美元的支出。”Grunin说道。

 

持续评估和改进费用政策、推陈出新、重新培训员工、扩大合理的费用类型，将有助于确保您的差旅和费用计划是有效且准确的。

 

减少不合规支出的8种方式

在评估了您的高风险费用类型，深挖了您的“杂项/其他”类别，肃清了隐性支出后，这里还有一些好的方法，能让您的企业支出与政策法规保持一致:

1.  建立清晰合理的费用政策

2.  为所有现有员工和新员工提供持续且全面的培训支持。

3.  当有新的政策指南或产品功能被引入时，及时更新培训材料。

4.  提供具有防止或识别不合规行为(如缺乏文件、限制支出、使用未经授权的费用类型)功能的员工预订、费用报告和授权工具。

5.  鼓励使用智能手机进行移动收据的采集和里程跟踪。

6.  定期审计，检查政策的遵守情况。

7.  通过您从自己数据中了解到的内容来推动策略改进和配置更新。

8.  评估“杂项/其他”类别，看看是否需要创建新的费用类型，或者是否需要培训。