财务自动化-数字化转型第一步

想要维持长期的商业成功意味着需要与这个不断发展的世界时刻保持同步。由于新产品、新竞争、波动的市场、不断变化的客户需求、全球危机等等的原因，意外的频繁发生成为了一种新常态。如果想要保持企业的稳定性和敏捷性，技术在任何情况下都是至关重要的--但与其它事物一样，数字化转型是一个由许多机会时刻组合而成的旅程。

通常情况下，考虑进行数字化转型的企业面临的最大问题是："我应该从哪里开始？"

对于许多企业来说，这个问题的答案是：从财务自动化开始。

近来的市场混乱和不断变化的工作环境和生活方式很可能导致你与客户互动的方式发生了变化。也许你正在与他们进行远程联系，寻找新的分销渠道，或者让他们以新的、更方便的方式付款。无论是什么情况，你很可能已经迈出了数字化转型的第一步。但是，如果员工仍在使用基于纸张和电子邮件的流程进行差旅和费用管理以及供应商开具发票，那么就错过了一个能够控制业务支出、改善现金流，以及为未来打基础的关键时刻。

数字化财务转型的第一步应该是评估现状。

你需要弄清楚哪些地方仍在使用纸张和电子邮件来跟踪和管理支出以及与支出有关的沟通。同时检查ERP系统，确定所拥有的功能是否能提供所需要的近乎实时的支出洞察力和简化的支付流程。最后，看看员工在哪里以及如何工作，看看系统是否具有灵活性，让他们能够在家里或在路上依然能维持生产力。

一旦把所有这些流程都规划出来，就可以确定哪些是有效的，哪些是无效的。差旅和费用是一个很好的开始。你可以问问员工有关费用报告程序的相关问题，例如：它需要多长时间，发生错误的频次如何，管理人员和应付帐款(AP)需要花费多少时间才能追查到缺失的提交和批准？需要多长时间才能得到报销？接下来，检查供应商的发票，看看是否存在同样的简单性、速度和准确性问题，并问问自己，丢失发票、延迟付款和错过折扣是否影响了供应商关系和你的底线。最后，看一下财务团队是否拥有所需的支出透明度，从而防止浪费性支出，改善现金流，并使支出策略与业务目标保持一致。

除了考虑支出流程，你还需要检查支出策略，包括衡量策略外的支出，以及员工对支出策略的熟悉程度。你需要一个涵盖了所有支出活动的支出策略，同时也要实现减少错误、节约成本、加强安全和提高合规性等预期的商业影响。支出策略应该易于查找、理解和应用--而且最好是直接建立在支出管理流程中。

在知悉哪些问题需要解决后，就可以召集员工，让他们加入实施解决方案的行列了。

利益相关者的名单应该包括领导、经理和来自AP、采购、人力资源、财务、IT以及任何其他经常处理支出流程部门的人员。通过将所有这些人聚集在一起，你将能够清楚地了解数字化支出管理如何能够提高流程效率、可见性、成本控制、现金流、安全性和合规性，以及员工的安全和满意度。这不仅有助于证明变革的必要性，而且还有助于向新的自动化系统过渡。

对于那些仍在犹豫不决或因为改变而感到紧张的人，你可以提醒他们数字化、基于云的支出管理能够为财务和会计员工每周节省12至13个小时，同时也让他们可以在任何地方自由地开展工作。对于那些保守的预算主义者，一定要提出一个成本效益分析，考虑通过减少错误、限制政策外支出和增加汇款折扣来节省——更不用说通过更大的支出可见性可以发现的节省了。至于IT部门，要确保他们知道，任何数字化计划都包括与一个有信誉的供应商合作，该供应商可以提供他们所需的支持，以便顺利推出和继续运营。

72%的企业领导人都认同自动化差旅和费用管理解决方案提供了他们所需的更好的支出可见性，可以更好地应对业务挑战 ，并证明了现在就是实现财务自动化的最好时机。