调整费用报销以适应长期远程工作

当您的员工在异地工作时，合规性的明确政策和自动化工具可以保护您的组织免受不必要的花费。

有趣的故事

今年早些时候，一个多伦多的餐厅活动通过将商业开支带到文化前沿而引起了社交媒体的关注。 听起来很好笑，但以下是真实的事件，餐厅重新命名了菜单项以与家庭办公用品保持一致（更加“费用报告友好”）。鸡肉汉堡变成了一个迷你的干擦白板。芝士汉堡变成了硅键盘盖。与此同时，它也显现了对围绕远程和混合工作的大流行后现实发展的合规性解决方案的需求。

新冠疫情之前，美国约有 17% 的人在家工作。疫情一年后，在家工作的比例跃升至 41%。我们现在有新一类的工作者，他们疫情之前很少有理由提交费用报告，但现在经常这样报销。鉴于这种情况，制定明确的政策预期至关重要。公司将需要一套新的工具来提高合规性，同时仍然保持员工的工作效率。

接受新常规

与远程工作相关合规问题的根源是什么？

通常，问题的根源是组织试图将现有规则直接应用于它们从未打算涵盖的情况。因此，公司需要认识到情况的转变并实施新规则。这意味着将现有的差旅费用概念适应分布式劳动力带来的新费用。

例如，几乎所有大公司都与经批准的航空公司、汽车租赁公司和酒店建立了供应商关系，加上商务旅行的每日费用限制。同理，在新常规下，现在必须对家庭办公室支出应用相同级别的特殊性。组织应准确概述哪些类型的设备和服务符合报销条件，例如电话会议照明、每月互联网费用和办公家具。他们可以考虑对每月耗材或打印机等大件物品实施支出限制。

在 SAP Concur 数据中，我们看到从 2019 年到 2020 年，归类为“其他”的费用发生率增加了 58%，因为出现了围绕专业用品和设备的新支出需求——例如环形灯。以前不需要它，但由于员工经常进行视频通话，因此这些灯确实很有用。这些广泛的费用类型缺乏证明支出必要性所需的背景，并且会给财务部门带来很多问题。公司应创建具有明确参数的特定费用类型，以尽量减少不明支出。

记住监管要求同样重要。

许多州，特别是加利福尼亚州和伊利诺伊州，都有关于公司必须报销的费用的详细规定。

首席财务官及其团队需要了解这些规则以避免潜在的诉讼。

人工智能助力合规需求 

许多公司通过声明将仔细审计所有费用来阻止欺诈和异常支出。即使手动审计所有费用是不现实的，报销请求可能受到审查的威胁通常是员工做正确事情的重要动力。